Elaboración de un programa de formación en la empresa

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Lo ideal y recomendable es que en la empresa exista un programa de formación o capacitación que permita no sólo comunicar nuevos conocimientos y habilidades, sino también reciclar y actualizar al personal actual en las tareas que normalmente realiza.

La lista-control que incluimos en este diagnóstico puede ser utilizada tanto para elaborar un programa permanente, un programa a medio plazo o como programación de actividades de formación puntuales y específicas.

Elaboración de un programa de formación en la empresa1

 

En cada una de las 12 áreas que integran la guía hemos incluido diferentes asuntos:

  • Los temas incluidos no deben ser considerados como una relación exhaustiva, cerrada o excluyente. Es muy posible que dependiendo de su situación y condiciones, cada empresa tenga que ampliar o modificarlas a su formación concreta.
  • Los temas incluidos constituyen, más que nada, temas de reflexión para estimular la atención del lector. En algunos casos se deberá elegir entre uno u otro de los asuntos incluidos en cada lista, en otros casos, los asuntos o temas son complementarios.

Lista-control para la elaboración de un programa formativo en la empresa.

Elaboración de un programa de formación en la empresa2

 

1.-OBJETIVOS DEL PROGRAMA

¿Qué se pretende lograr con el programa de formación previsto? 

Alternativas a considerar

  • Mejorar las habilidades para realizar con más eficacia las tareas actuales.
  • Incrementar los actuales niveles de productividad.
  • Poner al personal en capacidad de afrontar nuevas tareas o modificaciones que se hayan introducido en las tareas actuales.
  • Preparar a parte del personal para ser promocionado a puestos superiores.
  • Reducir el nivel de accidentes y mejorar la seguridad en el trabajo.
  • Reducir los desperdicios y pérdidas.
  • Mejorar el flujo de producción u operaciones para eliminar cuellos de botella para formar a nuevo personal.
  • Formar a parte del personal para que estos, a su vez, puedan formar a otros compañeros.
  • Formar al personal en los valores y objetivos de la empresa.
  • Desarrollar grupos de trabajo. 
  • Nuevas tecnologías o modificaciones de las actuales.
  • Otros objetivos específicos de la empresa.

2.-CONTENIDO DE LA FORMACIÓN

¿Qué debe aprender el personal?

Técnicas y habilidades específicas que el personal debe conocer. Por ejemplo:

  • Estándares (de calidad u otros)
  • Formas para reducir los dispendios y pérdidas.
  • Gestión de materiales.
  • Relaciones con los clientes de la empresa.
  • Operación de equipos.
  • Ventas.
  • Informática.
  • Marketing.
  • Contabilidad, finanzas.
  • Formación para formadores.
  • Actitudes que deben ser mejoradas o modificadas.
  • Información sobre los productos o servicios actuales, productos o servicios nuevos o modificados.
  • Conocimiento de otras áreas de la empresa.
  • Otros posibles.

3.-LUGAR Y FORMA DE LA FORMACIÓN

¿Dónde y cómo se llevará a cabo el programa de formación?

  • Sobre la marcha, en el puesto de trabajo.
  • En un salón de la empresa.
  • Mediante una combinación de los dos anteriores.
  • Con el apoyo de cursos por correspondencia.
  • Con el apoyo de cursos online (e-learning)
  • Fuera de la empresa.
  • Ventajas y desventajas de cada opción.

4.-PROFESOR O INSTRUCTOR

¿Quién se encargará de impartir el programa de formación?

  • Personal de la empresa ¿disponen del tiempo y de las habilidades necesarias?
  • Otros empleados con mayor experiencia ¿disponen del tiempo y de las habilidades necesarias?
  • Especialistas contratados fuera de la empresa.
  • Características y formación que deberán tener los profesores o instructores.

5.-MÉTODO

¿Qué método es el que asegura una mejor formación?

  • Conferencias.
  • Sesiones de discusión.
  • Demostraciones.
  • Simulaciones.
  • Exámenes finales.
  • Cursos programados.
  • Formación en el puesto de trabajo.
  • Una combinación de dos o más de los métodos anteriores.
  • Otros métodos.

6.-AYUDAS Y APOYOS

¿Qué tipo de apoyos y ayudas audiovisuales u otras se utilizaran?

  • Manual de instrucciones.
  • Guías.
  • Libros o textos disponibles en el mercado.
  • Películas, transparencias, slides, etcétera.
  • Planos o fotografías de máquinas.
  • Descripciones de productos.
  • Miniaturas o simulaciones de equipos.
  • Tele-conferencias.
  • Conexión a Internet.
  • Otras ayudas y apoyos necesarios.

7.-INSTALACIONES Y FACILIDADES

¿Qué tipos de instalaciones y facilidades se necesitarán?

  • En el lugar de trabajo.
  • Un salón de conferencias.
  • La cafetería de la empresa.
  • Equipos especializados.
  • Ordenadores o computadoras.
  • Salón de videoconferencias.
  • Pizarras, rotafolios, retroproyectores, proyector de slides, micrófonos, etcétera.
  • Mesas, asientos individuales.
  • Materiales que necesitarán los asistentes.
  • Otras necesidades.

8.-PARTICIPANTES

¿Quiénes deben participar?

  • Todos los empleados de la empresa, del área.
  • Parte del personal ¿quiénes?
  • Empleados antiguos, nuevos o ambos.
  • ¿Asistencia voluntaria u obligatoria?
  • Empleados provenientes de diferentes áreas ¿quiénes?
  • Otros.

9.-CALENDARIO Y HORARIOS

¿Cuál será la extensión del programa? ¿En qué horarios se impartirá?

  • Duración total: horas, días, semanas y/o meses.
  • Durante las horas de trabajo.
  • Conjuntamente con el trabajo.
  • Después de las horas de trabajo.
  • Fin de semana.
  • Duración de cada sesión.
  • Número de sesiones.
  • Otros.

10.-COSTES

¿Cuánto costará el programa?

  • Pagos a los profesores o instructores de la propia empresa.
  • Pagos a personal externo.
  • Coste de manuales, materiales, ayudas, apoyos y similares.
  • Alquiler externo de salones y otras facilidades.
  • Tiempo invertido en la preparación del programa.
  • Almuerzos, café y similares.
  • Acto de entrega de certificados.
  • Diseño e impresión de certificados.
  • Traslados de los profesores o instructores y/o de los asistentes.
  • Alquiler salones externos
  • Otros costes.

11.-CONTROLES

¿Qué tipo de controles se establecerán para verificar la eficacia del programa?

Comparación de los resultados con los objetivos.

Controles periódicos durante el desarrollo del programa: asistencia, aprendizaje, participación, etcétera.

  • Medición de las habilidades de los asistentes antes, durante y después del programa.
  • Registros que se llevarán.
  • Informes.
  • Exámenes periódicos o finales.
  • Seguimiento de los asistentes después de finalizado el programa.
  • Persona que tendrá a su cargo el proceso de control y seguimiento.
  • Otros.

12.-COMUNICACIÓN

¿Qué métodos o vías se utilizarán para dar a conocer el programa al personal?

  • Circular.
  • El boletín interno de la empresa.
  • Boletín mural.
  • Folleto especial dando a conocer el programa anual.
  • Comunicación verbal.
  • Solicitud de participación.
  • Publicidad interna que se hará del programa: fotos, reconocimientos, etcétera.
  • Acto formal para la entrega de certificados: cena, cóctel, con la familia o no.
  • Otros eventos de comunicación.

Elaboración de un programa de formación en la empresa3

Conclusión.

Recuerda que cada empresa es única, por lo que esta lista de control debe adaptarse a las necesidades y características específicas de tu organización. Al tener en cuenta todos estos pasos, estarás en el buen camino de desarrollar un programa formativo efectivo que impulse el crecimiento y el desarrollo de tus empleados, y por ende el de tu empresa.

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