Para comenzar, una pregunta: ¿es usted una de esas personas que cree que no pierde nunca el tiempo? Si es así, le tenemos una mala noticia: usualmente, todos perdemos tiempo. El problema es que, en términos generales, no somos conscientes de cuánto tiempo perdemos.
Si quiere verificar qué nivel alcanza su índice de «pérdida de tiempo» le invitamos a que recurra y aplique el diario de comprobación. Para su elaboración, una recomendación muy importante:
- Sea completamente sincero y exacto. Sólo usted verá su diario de comprobación (no tiene por qué mentirse a sí mismo, es imposible engañarse a sí mismo).
Este ejercicio no sólo le permitirá detectar el tiempo que pierde, sino que, además, puede constituir el primer paso para que usted inicie un verdadero proceso de planificación eficaz del tiempo disponible.
Para el diario de comprobación no existe un esquema o formato preestablecido. Diséñalo como usted crea que le será más fácil seguirlo. Puede utilizar hojas sueltas, un cuaderno, una libreta, un esquema diseñado por usted en el ordenador. Lo importante es que sea metódico y preciso: el valor de su diario de comprobación dependerá de lo exacto que usted sea al registrar sus actividades.
¿Cómo realizar un diario de comprobación?
Para realizar su diario de comprobación, las instrucciones son las siguientes:
- Comenzando un lunes, durante toda la semana, anote en un «diario» TODO lo que hace cada día.
- ANÓTELO TODO: desde las llamadas telefónicas hechas o recibidas, leer una carta, participar en reuniones, tareas que realiza en la empresa, ayudar a sus empleados, atender a un cliente, etcétera, indicando con la mayor exactitud posible el tiempo invertido en cada actividad.
- Al final de cada día, examine su diario de comprobación y determine qué actividades fueron, en realidad, innecesarias, cuáles le ocuparon más tiempo del debido, cuáles pudieron haber sido hechas por algún empleado, cuáles pudieron hacer sido más eficaces en la relación tiempo-resultados. Por ejemplo:
- Una reunión, ¿fue demasiado larga?
- ¿Cuánto tiempo dedicó a asuntos personales?
- ¿A qué hora llega a la empresa y a qué hora comienza en realidad a trabajar?
- ¿Era necesaria su presencia en todos los asuntos en los que intervino?
- Etcétera.
- Sume el tiempo dedicado a actividades IMPRODUCTIVAS para la empresa y divídalo entre el total de horas trabajadas. Con esa operación obtendrá un tanto por ciento. Por ejemplo, si usted trabaja formalmente 10 horas al día, que son 600 minutos, y su tiempo perdido suma 30 minutos, su índice de pérdida de tiempo es de un 5%.
En términos generales, para un responsable de empresas, un índice que se sitúe por encima del 5% es peligroso para la organización. Es seguro que, si elabora el diario de comprobación de forma correcta y exacta, descubrirá muchos aspectos y facetas de su trabajo de los que usted, posiblemente, no es consciente en estos momentos. Al principio lo encontrará un poco tedioso, pero el esfuerzo vale la pena.
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