Comunicación interpersonal

Si observamos los pensum o contenidos de materias de las carreras empresariales de cualquier universidad o de los “máster” de las escuelas de negocios, podemos constatar fácilmente que  incluyen una apreciable cantidad de materias técnicas especializadas, del estilo de: Matemáticas financieras, Métodos cuantitativos, Economía de empresas, Organización, Contabilidad y análisis financiero, Economía financiera, Estadísticas aplicadas a la empresa, Marketing, Gestión de operaciones, Gestión estratégica, Planificación, Gestión de los recursos humanos, Tecnología e informática, Mercados internacionales, Investigación de mercados, Análisis de inversiones, Gestión y control de los precios, Diseño de productos y servicios, Sistemas de información, Dirección de equipos, Delegación, y similares.

El objetivo de esta formación es el de dotar a los participantes de las habilidades necesarias para gestionar eficazmente, desde el punto de vista técnico, una empresa o un área de ella. Sin embargo, estos programas plantean una importante contradicción:

No contemplan (o lo hacen muy superficialmente) la actividad a la que dedica más tiempo un directivo o ejecutivo.

¿A qué nos referimos? Veamos.

Los estudios que se han realizado al respecto indican que, dependiendo del tipo de trabajo que realiza, un empleado normal puede llegar a dedicar hasta el 60% del tiempo que está en su puesto de trabajo a la actividad de comunicación en alguna de las siguientes formas: escribir, leer, hablar y escuchar.

Las investigaciones también revelan que quien ocupa posiciones de mando dedica hasta el 70% de su jornada de trabajo a comunicar y escuchar.

Mientras más se sube en la escala jerárquica, mayor es el tiempo que se transcurre comunicándose y escuchando a otras personas. El lector, si es directivo o ejecutivo, puede constatar, por sí mismo la realidad de estas cifras en su propia experiencia laboral cotidiana.

Esto es así porque las empresas (incluso las más pequeñas) están formadas por distintas unidades o áreas que realizan funciones diferentes. En ese contexto, las relaciones interpersonales que se establecen entre las personas y/o grupos que trabajan en esas áreas o unidades es lo que da vida a la propia empresa.

Tal y como señala Marcuello García:

“Somos primordialmente seres ‘sociales’, en el sentido de que pasamos la mayor parte de nuestras vidas con otras personas. Por consiguiente, es importante aprender a entenderse con los otros y a funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades de comunicación nos ayudan a mejorar las relaciones interpersonales.”

De ahí que las comunicaciones de doble vía adquieran una importancia fundamental en las empresas, sean dichas comunicaciones verticales, horizontales o laterales, oblicuas, formales o informales. Esto implica que la habilidad para comunicarse eficazmente es una de las principales habilidades llamadas a desarrollar por el personal, pero, en especial, por los niveles de mando, altos y medios.

Fundamentalmente, la comunicación es indispensable para poder lograr la necesaria coordinación de esfuerzos requerida para alcanzar los objetivos perseguidos por la empresa y por quienes la integran.

Funciones e importancia de la comunicación

Entre muchas otras, la comunicación, como actividad, cumple en las empresas las siguientes funciones:

• Establece un diálogo de doble vía entre las distintas áreas funcionales.
• Permite un alto grado de coordinación de esfuerzos.
• Evita superposiciones de competencias y liderazgos.
• Garantiza la claridad de las órdenes y directrices, facilitando el cumplimiento de las tareas.
• Favorece y hace posible la cooperación entre los miembros del personal.
• Permite el desarrollo colectivo de un mayor nivel de conocimientos.
• Brinda confianza a los miembros del personal.
• A través de ella, los miembros del personal encuentran la vía para su participación en los objetivos de la organización.
• Ayuda a la integración del personal con las políticas y propósitos de la empresa.
• Permite reducir los niveles de incertidumbre.
• Permite la difusión de los valores del corazón de la cultura de la empresa.
• Favorece el desarrollo y consolidación de un clima laboral más positivo.
• Y, muy en especial, sin ella cualquier empresa se paralizaría.

En síntesis, una comunicación abierta, fluida, sin obstáculos, establecida en todas las direcciones, incrementa de manera notable el desempeño y la productividad del personal.  Una buena comunicación es imprescindible para lograr la aceptación de las políticas de la empresa, recabar la cooperación de otras personas, hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con precisión y claridad, producir los cambios necesarios en las formas de trabajar, planificar las actividades de la empresa (incluso las de menor importancia), analizar un problema o situación entre dos o más personas, crear equipos de trabajo, y un muy largo etcétera.

Además, una de las mayores responsabilidades de las personas que ocupan los niveles de mando de las empresas es la toma de decisiones. Para tomar decisiones acertadas es necesario disponer de la mayor cantidad posible de información sobre el tema de que se trate. Y para recopilar suficiente información sobre la mayoría de los asuntos que se deciden en una empresa, la mejor vía es la comunicación con otras personas, en especial con aquellas que están en contacto directo con la situación que se procura resolver.

Nótese, finalmente, que las habilidades de comunicación constituyen uno de los prerrequisitos del liderazgo.

Si una persona no posee una probada y eficaz capacidad de comunicación, esa persona nunca podrá llegar a ser líder.