Este instrumento de análisis fue desarrollado inicialmente por el antropólogo japonés Jiro Kawakita, de ahí que, por sus iniciales, se le conozca como diagrama JK. Básicamente, el diagrama JK permite reunir una gran cantidad de datos, informaciones, ideas, opiniones, observaciones, etcétera, generadas por diferentes fuentes o personas, y clasificarlas en «grupos de conceptos» que tienen una relación lógica y jerárquica entre sí. De esa forma se pueden establecer las relaciones causa-efecto que se encuentran en la base del problema y, como resultado, extraer las conclusiones que permitirán la toma de decisión. Para tales fines:
El diagrama JK se basa en el establecimiento de las afinidades que existen entre los elementos dispersos, creando así categorías homogéneas de información que facilitan su análisis, interrelación e interpretación.
Por esta característica muy propia, el diagrama JK también se conoce como «diagrama de afinidades«. Giorgio Merli, se refiere a seis «situaciones» que hacen particularmente útil la aplicación de este método:
- Cuando los elementos de información están muy dispersos y, aparentemente, no están interrelacionados.
- Cuando es necesario «romper» con conceptos tradicionales, situaciones muy consolidadas y/o soluciones rutinarias.
- Cuando es necesario analizar y contrastar, de forma organizada, información generada por muchas personas o provenientes de diferentes fuentes.
- Cuando es necesario describir un problema cuyos elementos se encuentran dispersos en un «frente» muy amplio (por ejemplo, que afectan a diferentes áreas de la empresa).
- Cuando es necesario estar seguros de que se han incluido en el análisis todos los aspectos y facetas de la situación.
- Cuando la descripción inicial del problema es vaga y confusa.
METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DEL DIAGRAMA
A pesar de que el diagrama JK fue diseñado para afrontar problemas complejos, su metodología y aplicación, como se verá muy pronto, es relativamente sencilla. Esta es otra de las grandes ventajas del método que estamos analizando.
Esta secuencia permite garantizar que se prevean, consideren y comprendan todos los aspectos relacionados con la situación que se esté analizando. Veamos por separado cada una de esas etapas y sus correspondientes pasos.
Básicamente, el método se compone de cinco etapas básicas, algunas de las cuales se subdividen en varios pasos:
Descripción del problema
Antes que nada, es necesario describir y definir con claridad el propósito que tiene el desarrollo del esquema; es decir, con qué objetivo se desarrolla. Esta descripción inicial no debe contener demasiados detalles, ya que los mismos podrían actuar, luego, como barreras a la capacidad creativa del grupo ya que podrían centrar en exceso la búsqueda de soluciones en áreas muy específicas. Cuando el grupo ha llegado a un consenso sobre la descripción del problema, la misma se escribe en la parte superior de una pizarra o tablero que sea visible para todos los miembros del equipo de análisis.
Síntesis de la información
La solución de cualquier problema empresarial implica, por una parte, que sea necesario recurrir a abundante información sobre el entorno, el mercado, los consumidores o usuarios, los competidores, etcétera. Pero, además, es necesario recabar la opinión de diferentes fuentes tanto internas como externas a la empresa. La pregunta es, ¿cómo organizar y resumir toda la información disponible de tal forma que pueda ser, luego, utilizada en el proceso de decisión? Para estos fines, una vez definida la situación (descripción del problema) la próxima consiste en proceder a la síntesis de la información, que se compone de dos pasos: preparación de las tarjetas y comprensión de las tarjetas.
Preparación de las tarjetas
En esta fase se incorporan, de forma resumida, tanto los datos de la información reunida como las ideas creativas, opiniones y observaciones que surjan en el grupo o que hayan sido recibidas de fuentes externas a él. La forma más práctica para realizar este paso es recurriendo a tarjetas autoadhesivas en las que se van escribiendo los distintos elementos informativos. En las tarjetas sólo se incluyen frases cortas y simples. Es importante que se establezca un sistema que permita identificar los «autores» de las tarjetas de tal forma que si es necesario investigar más fondo algún aspecto se sepa a quién recurrir. En la medida en que el grupo va «generando» tarjetas, estas se pegan en la pizarra o tablero sin seguir ningún orden pre-establecido.
Comprensión de las tarjetas
Es necesario asegurarse de que todos los integrantes del grupo comprenden el contenido de todas y cada una de las tarjetas que se han incorporado al tablero. Para tales fines, el coordinador del equipo podrá, si es necesario, pedir explicaciones adicionales a sus «autores». En esta fase es importante impedir que en el grupo se produzcan juicios de valor sobre la conveniencia de incorporar o no al tablero alguna tarjeta. Se incluyen todas; luego se analizará su contenido. Al final de este paso, en el tablero se encontrará una cantidad variable de tarjetas sin ningún tipo de organización.
Establecimiento de las afinidades
El paso anterior permitió sintetizar la información disponible; es decir, convertir en mensajes cortos y fáciles de comprender conceptos que, de otra forma, muy posiblemente, requerirían una gran cantidad de páginas. Nótese, además, que se han incorporado al tablero no sólo los datos concretos relacionados con la situación que se analiza, sino, además, las ideas y opiniones surgidas en el proceso de análisis inicial. Ahora es necesario comenzar a organizar toda la información disponible. Para ello se procede a la realización de los cuatro pasos que integran la tercera etapa del método: establecimiento de las afinidades.
Estructuración de los grupos de afinidades
El propósito de este paso es el de establecer las relaciones que podrían existir entre las tarjetas con el fin de identificar los grupos de conceptos que son afines. La afinidad puede originarse en que diferentes «tarjetas» se refieren a un mismo tema, porque contienen información relacionada entre sí o por cualquier otra razón lógica.
Las tarjetas «afines» se agrupan, idealmente, en columnas verticales. Es posible que al final de este proceso de agrupamiento queden tarjetas «sueltas», que no tengan relación alguna con los grupos formados. Si este es el caso, las tarjetas «sueltas» deben permanecer como tales, evitándose todo esfuerzo artificial por encajarlas «a la fuerza» en algunos de los grupos de afinidades formados.
Asignación de nombres a los grupos de afinidades
Es conveniente asignar a cada grupo de afinidades un nombre o título que indique la característica en la que se sustenta la afinidad que existe entre las tarjetas que lo integran. La experiencia indica que es muy difícil, no importa el asunto que se esté analizando, que en un grupo de afinidades participen más de cinco o seis tarjetas. Cuando se produce ese caso, es preferible subdividir el grupo y asignar a cada «sub-grupo» nombres que sean más específicos y explicativos. Las tarjetas «sueltas» siguen permaneciendo como tales, sin asignarle nombre o título.
Identificación de grupos de afinidades de segundo nivel
Aunque no es absolutamente necesario, en ocasiones es conveniente identificar afinidades de segundo nivel; es decir, reunir los grupos ya identificados en grupos mayores tomando en consideración la afinidad que pudiese existir entre ellos. En estos casos, se asigna un nombre o título general a este segundo nivel de afinidad.
Revisión y verificación
Es muy posible que en las etapas iniciales no se haya incluido toda la información disponible: algunas cosas se habrán olvidado, otras se pasaron por alto y, luego, surgen en la medida en que se avanza en el proceso. Es conveniente, pues, realizar una revisión y verificación, detalladas y pormenorizadas, del conjunto de tarjetas con el doble propósito de confirmar que:
- Se ha incluido toda la información, opiniones y observaciones disponibles.
- Incluir cualquier nuevo elemento que haya surgido en el proceso.
En este paso se toma una decisión final sobre las tarjetas «sueltas»; por ejemplo, incorporarla en un grupo con alguna tarjeta «nueva», desarrollarla para crear un nuevo grupo de afinidades con nueva información o eliminarla definitivamente del análisis.
Identificación de las relaciones
Los pasos anteriores nos han permitido agrupar y organizar la información. La etapa siguiente consiste en la búsqueda de las relaciones que existen entre los grupos de afinidades. El objetivo fundamental de esta etapa es la de determinar cuáles son las relaciones de causa-efecto que pudiesen existir entre los grupos de afinidades identificados con anterioridad. De esta forma no sólo se identificarán los elementos de información más importantes de la situación bajo análisis, sino también aquellos que estén originando determinadas situaciones clave, lo que permitirá no sólo actuar en los «síntomas» de la situación, sino directamente en sus «causas» (recuérdese que una «enfermedad» no se cura atacando únicamente los «síntomas»).
Para realizar esta etapa, se le pide al grupo que trabaje en la siguiente secuencia:
- Identificar todos los elementos del diagrama que pueden ser considerados como causa de otro.
- Identificar claramente los elementos que pueden ser considerados como «efectos» de esas causas
- Indicar la relación que existe entre ellos
- Señalar con flechas en el tablero esas relaciones, luego que se llegue a un consenso sobre las mismas.
La etapa final de la elaboración del diagrama JK consiste en identificar cuáles son los elementos que se consideran más importantes dentro del conjunto final de tarjetas y grupos de afinidades identificadas. Usualmente, para estos fines se utilizan varios criterios:
- El número de relaciones causa-efecto que surgen o llegan a cada elemento del diagrama.
- La importancia de la relación.
- El impacto que tiene cada elemento o grupo de elementos en la situación analizada.
Un método recomendado para esta evaluación es asignar a cada elemento «pesos relativos», en una escala que definirá el grupo, pero que no puede ser muy amplia (de 1 a 5 máximo). Cada miembro del grupo hace la evaluación individual y luego se totalizan (promedios absolutos o «ponderados», si se utilizan escalas distintas para los diferentes elementos).
El diagrama final
Al final del proceso, se dispondrá de un diagrama parecido al siguiente, aunque, posiblemente, mucho más grande y con un mayor número de grupos:
Como puede verse, lo que originalmente era un conjunto desorganizado y disperso de informaciones, datos, ideas, opiniones y observaciones, se ha convertido, aplicando una metodología relativamente fácil de implantar, en un marco de trabajo lógico, en un «plano» fácil de comprender, que incluye no sólo los elementos de información, sino, también, las relaciones causa-efecto que existen entre ellos y la importancia relativa de esas vinculaciones. Todo ello potencia, de forma notoria, la capacidad de interpretación y análisis del conjunto informativo, que es el propósito central del diagrama JK.
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