Como es sabido, en los servicios la intervención del factor humano es determinante. Y de ahí, que en las empresas de servicio las reuniones de trabajo constituyen una valiosa herramienta de trabajo que pueden resultar muy útiles, importantes y valiosas para la empresa ya que en las mismas pueden confluir las personas implicadas en el servicio y confrontar sus puntos de vista a la búsqueda de la mejor solución.
Sin embargo, por el contrario, pueden convertirse en verdaderas fuentes de problemas, pérdida de tiempo, conflictos y otras consecuencias negativas.
Todos los estudios que se han realizado al respecto indican que:
- La principal causa de frustración con las reuniones se encuentra en una deficiente dirección y conducción de las mismas.
En este sentido, ¿cómo se logra que las reuniones sean más eficaces y productivas? Siga las siguientes recomendaciones de H. James Harrington.
Antes de la reunión
- Defina con precisión los objetivos que espera alcanzar en la reunión.
- Planifique la reunión cuidadosamente.
- Elabore una agenda completa de la reunión.
- Convoque a las personas que sean estrictamente necesarias.
- Prepárese para la reunión (por ejemplo, reúna todo el material que va a necesitar).
Al inicio de la reunión
- Comience la reunión en la hora fijada (aunque no estén todos los convocados).
- Utilice a alguien que haga de «secretario» o «escribiente» o una grabadora.
- Antes de comenzar las discusiones, logre un acuerdo sobre los puntos de la agenda y los objetivos de la reunión.
- Defina el papel que va a desempeñar cada uno de los participantes.
- Defina cuál es el estilo que se seguirá en la reunión (existen básicamente cuatro estilos: informativo, para discusión, para solución de problemas y para toma de decisiones).
Durante la reunión
- Mantenga siempre una actitud positiva.
- Sujétese a los puntos de la agenda.
- Cumpla con los límites de tiempo establecidos.
- No permita que se produzcan desviaciones de los temas que se estén discutiendo o analizando.
- Estimule la participación de todos los presentes (no permita que unos pocos monopolicen la reunión).
- Antes de pasar a un nuevo asunto, revise los puntos tratados y los acuerdos llegados hasta ese momento.
- Si es necesario, haga pausas para descansar.
- Si surgen nuevos puntos, regístrelos en una lista de «asuntos pendientes» que serán tratados al final (si hay tiempo) o en otra reunión.
Al final de la reunión
- Llegue a un acuerdo general respecto a los asuntos tratados, los puntos acordados, las decisiones tomadas, etcétera.
- Establezca un plan de acción respecto a los asuntos acordados.
- Revise y evalúe toda la reunión: ¿Qué ha estado bien, en qué se ha fallado, cuáles han sido los errores?
- Si es necesario, determine la hora y el lugar de la próxima reunión.
- Termine la reunión a la hora prevista.
- Si es necesario, elabore la agenda para la próxima reunión del mismo grupo.
Después de la reunión
- Dé seguimiento a los puntos acordados en la reunión.
- Elabore y distribuya las minutas de la reunión (envíeselas a todos los participantes).
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