Una de las habilidades básicas que debe desarrollar todo directivo o ejecutivo es la de saber comunicarse con sus subordinados.
Los estudios que se han realizado al respecto indican que quien ocupa posiciones de mando dedica hasta el 70% de su jornada de trabajo a comunicar con otras personas. Mientras más se sube en la escala jerárquica, mayor es el tiempo que se transcurre comunicándose con otras personas. Usted, si es directivo o ejecutivo, puede constatar, por sí mismo la realidad de estas cifras en su propia experiencia laboral cotidiana.
Esto se debe a que las empresas (incluso las más pequeñas) están formadas por distintas unidades o áreas que realizan funciones diferentes. En ese contexto, las relaciones interpersonales que se establecen entre las personas y/o grupos que trabajan en esas áreas o unidades es lo que da vida a la propia empresa. Tal y como señala Marcuello García: “Somos primordialmente seres ‘sociales’, en el sentido de que pasamos la mayor parte de nuestras vidas con otras personas. Por consiguiente, es importante aprender a entenderse con los otros y a funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades de comunicación nos ayudan a mejorar las relaciones interpersonales.”
De ahí que las comunicaciones de doble vía adquieran una importancia fundamental en las empresas, sean estas verticales, horizontales o laterales, oblicuas, formales o informales. Esto implica que la habilidad para comunicarse eficazmente sea una de las principales habilidades llamadas a desarrollar por el personal, pero, en especial, por los niveles de mando, altos y medios.
Fundamentalmente, la comunicación es indispensable para poder lograr la necesaria coordinación de esfuerzos requerida para alcanzar los objetivos perseguidos por la empresa y por quienes la integran.
La necesidad de saber comunicar es una característica fundamental en los niveles de mando ya que es la vía fundamental que tienen para lograr que todo el personal bajo su mando se cohesione y actúe como una sola persona en la consecución de los objetivos del área de trabajo y, por consecuencia, de la empresa.
De ahí que sea importante que usted se auto-evalúe en función de las 10 habilidades básicas requeridas para elevar los niveles de comprensión y aceptación en la comunicación que realiza con sus subordinados, ya que gran parte de su éxito personal depende de ello. Veamos antes que nada la explicación de los criterios utilizados.
|
Criterio |
Explicación |
|
|
1 |
Escucha activa |
Un ingrediente indispensable de la comunicación con el personal subalterno consiste en desarrollar altos niveles de escucha activa, un concepto que se puede resumir en: (a) escuchar realmente a la otra persona, con todos los sentidos, y (b) hacerle saber a esa persona que usted la está escuchando. |
|
2 |
Coherencia entre palabras y hechos |
Lo peor que usted puede hacer es decir una cosa y, con sus actuaciones, hacer otra. Cuando eso sucede, el personal no sabe en cuál de sus dos manifestaciones creer y, usualmente, se orienta por seguir la segunda (los hechos), ya que los empleados creen más en los hechos que en las palabras. |
|
3 |
Claridad |
Los mensajes utilizados deben ser claros, comprensibles, imposibles de ser mal interpretados y, si es posible, con ejemplos prácticos o casos demostrativos. |
|
4 |
Precisión |
La información transmitida debe ser completa y precisa en todas sus partes, sin lagunas u omisiones, de manera que no cree en los subalternos desconfianzas y sospechas. |
|
5 |
Adecuación |
El lenguaje utilizado debe adaptarse a la mentalidad, cultura, educación y capacidad de asimilación de sus subordinados. |
|
6 |
Objetividad |
La información debe ser verdadera, auténtica, imparcial y esencialmente objetiva, sin dobleces, “agendas ocultas” o intereses escondidos. |
|
7 |
Difusión |
Llegar a todos los subalternos a los que nos interesa que nuestro mensaje llegue, utilizando para ello los medios que sean más apropiados. |
|
8 |
Oportunidad |
El mensaje ha de emitirse en el momento en que es útil, no antes ni después, cuando los subalternos estén más predispuestos a escucharlo y asimilarlos. |
|
9 |
Interés |
El mensaje ha de crear en los subordinados una reacción positiva desde el primer momento, y eso sólo es posible si es interesante para ellos. |
|
10 |
Extensión |
El mensaje ha de tener la mínima extensión posible, pero siempre que transmita la idea completa; un buen mensaje no contiene “rellenos innecesarios”. |
Veamos, ahora, el esquema de evaluación. Para cada criterio se utiliza una escala de 0 a 5, que se corresponden con las situaciones extremas “Nunca” y “Siempre”. Si usted considera que su caso particular no encaja en ninguno de estos dos casos extremos, elija un número intermedio del 1 al 4 que represente su situación.
|
Criterio |
Usted lo aplica: Nunca Siempre |
||||||
|
1 |
Escucha activa |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
2 |
Coherencia entre palabras y hechos |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
3 |
Claridad |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
4 |
Precisión |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
5 |
Adecuación |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
6 |
Objetividad |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
7 |
Difusión |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
8 |
Oportunidad |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
9 |
Interés |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
10 |
Extensión |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Al final, compare su evaluación con la siguiente escala:
|
De 0 a 39 |
Usted puede tener severas deficiencias en varios criterios: necesita una revisión sincera y objetiva de sus hábitos de comunicación con el fin de corregir esas deficiencias; es muy posible que esas deficiencias le estén provocando serios problemas con el personal bajo su mando. |
|
De 40 a 50 |
Muy bien, puede llegar a ser “Excelente” en la medida en que se acerque a los 50 puntos. Mantenga sus actitudes actuales y, en caso necesario, corrija las pequeñas deficiencias que pueda haber detectado con esta evaluación. |
puede definirse como el proceso de trabajar con y a traves de individuos y grupos, mas otra serie de recursos, para alcanzar los objetivos organizativos.