Elaboración de un programa de formación en la empresa

Lo ideal y recomendable es que en la empresa exista un programa de formación o capacitación que permita no sólo comunicar nuevos conocimientos y habilidades, sino también reciclar y actualizar al personal actual en las tareas que normalmente realiza.

La lista-control que incluimos en este diagnóstico puede ser utilizada tanto para elaborar un programa permanente, un programa a medio plazo o como programación de actividades de formación puntuales y específicas.

 

En cada una de las 12 áreas que integran la guía hemos incluido diferentes asuntos:

• Los temas incluidos no deben ser considerados como una relación exhaustiva, cerrada o excluyente. Es muy posible que dependiendo de su situación y condiciones, cada empresa tenga que ampliar o modificarlas a su formación concreta.
• Los temas incluidos constituyen, más que nada, temas de reflexión para estimular la atención del lector. En algunos casos se deberá elegir entre uno u otro de los asuntos incluidos en cada lista, en otros casos, los asuntos o temas son complementarios.

Lista-control para la elaboración de un programa formativo en la empresa.

 

1.-OBJETIVOS DEL PROGRAMA

¿Qué se pretende lograr con el programa de formación previsto? 

Alternativas a considerar

• Mejorar las habilidades para realizar con más eficacia las tareas actuales.
• Incrementar los actuales niveles de productividad.
• Poner al personal en capacidad de afrontar nuevas tareas o modificaciones que se hayan introducido en las tareas actuales.
• Preparar a parte del personal para ser promocionado a puestos superiores.
• Reducir el nivel de accidentes y mejorar la seguridad en el trabajo.
• Reducir los desperdicios y pérdidas.
• Mejorar el flujo de producción u operaciones para eliminar cuellos de botella para formar a nuevo personal.
• Formar a parte del personal para que estos, a su vez, puedan formar a otros compañeros.
• Formar al personal en los valores y objetivos de la empresa.
• Desarrollar grupos de trabajo. 
• Nuevas tecnologías o modificaciones de las actuales.
• Otros objetivos específicos de la empresa.

2.-CONTENIDO DE LA FORMACIÓN

¿Qué debe aprender el personal?

Técnicas y habilidades específicas que el personal debe conocer. Por ejemplo:

• Estándares (de calidad u otros)
• Formas para reducir los dispendios y pérdidas.
• Gestión de materiales.
• Relaciones con los clientes de la empresa.
• Operación de equipos.
• Ventas.
• Informática.
• Marketing.
• Contabilidad, finanzas.
• Formación para formadores.
• Actitudes que deben ser mejoradas o modificadas.
• Información sobre los productos o servicios actuales, productos o servicios nuevos o modificados.
• Conocimiento de otras áreas de la empresa.
• Otros posibles.

3.-LUGAR Y FORMA DE LA FORMACIÓN

¿Dónde y cómo se llevará a cabo el programa de formación?

• Sobre la marcha, en el puesto de trabajo.
• En un salón de la empresa.
• Mediante una combinación de los dos anteriores.
• Con el apoyo de cursos por correspondencia.
• Con el apoyo de cursos online (e-learning)
• Fuera de la empresa.
• Ventajas y desventajas de cada opción.

4.-PROFESOR O INSTRUCTOR

¿Quién se encargará de impartir el programa de formación?

• Personal de la empresa ¿disponen del tiempo y de las habilidades necesarias?
• Otros empleados con mayor experiencia ¿disponen del tiempo y de las habilidades necesarias?
• Especialistas contratados fuera de la empresa.
• Características y formación que deberán tener los profesores o instructores.

5.-MÉTODO

¿Qué método es el que asegura una mejor formación?

• Conferencias.
• Sesiones de discusión.
• Demostraciones.
• Simulaciones.
• Exámenes finales.
• Cursos programados.
• Formación en el puesto de trabajo.
• Una combinación de dos o más de los métodos anteriores.
• Otros métodos.

6.-AYUDAS Y APOYOS

¿Qué tipo de apoyos y ayudas audiovisuales u otras se utilizaran?

• Manual de instrucciones.
• Guías.
• Libros o textos disponibles en el mercado.
• Películas, transparencias, slides, etcétera.
• Planos o fotografías de máquinas.
• Descripciones de productos.
• Miniaturas o simulaciones de equipos.
• Tele-conferencias.
• Conexión a Internet.
• Otras ayudas y apoyos necesarios.

7.-INSTALACIONES Y FACILIDADES

¿Qué tipos de instalaciones y facilidades se necesitarán?

• En el lugar de trabajo.
• Un salón de conferencias.
• La cafetería de la empresa.
• Equipos especializados.
• Ordenadores o computadoras.
• Salón de videoconferencias.
• Pizarras, rotafolios, retroproyectores, proyector de slides, micrófonos, etcétera.
• Mesas, asientos individuales.
• Materiales que necesitarán los asistentes.
• Otras necesidades.

8.-PARTICIPANTES

¿Quiénes deben participar?

• Todos los empleados de la empresa, del área.
• Parte del personal ¿quiénes?
• Empleados antiguos, nuevos o ambos.
• ¿Asistencia voluntaria u obligatoria?
• Empleados provenientes de diferentes áreas ¿quiénes?
• Otros.

9.-CALENDARIO Y HORARIOS

¿Cuál será la extensión del programa? ¿En qué horarios se impartirá?

• Duración total: horas, días, semanas y/o meses.
• Durante las horas de trabajo.
• Conjuntamente con el trabajo.
• Después de las horas de trabajo.
• Fin de semana.
• Duración de cada sesión.
• Número de sesiones.
• Otros.

10.-COSTES

¿Cuánto costará el programa?

• Pagos a los profesores o instructores de la propia empresa.
• Pagos a personal externo.
• Coste de manuales, materiales, ayudas, apoyos y similares.
• Alquiler externo de salones y otras facilidades.
• Tiempo invertido en la preparación del programa.
• Almuerzos, café y similares.
• Acto de entrega de certificados.
• Diseño e impresión de certificados.
• Traslados de los profesores o instructores y/o de los asistentes.
• Alquiler salones externos
• Otros costes.

11.-CONTROLES

¿Qué tipo de controles se establecerán para verificar la eficacia del programa?

Comparación de los resultados con los objetivos.

Controles periódicos durante el desarrollo del programa: asistencia, aprendizaje, participación, etcétera.

• Medición de las habilidades de los asistentes antes, durante y después del programa.
• Registros que se llevarán.
• Informes.
• Exámenes periódicos o finales.
• Seguimiento de los asistentes después de finalizado el programa.
• Persona que tendrá a su cargo el proceso de control y seguimiento.
• Otros.

12.-COMUNICACIÓN

¿Qué métodos o vías se utilizarán para dar a conocer el programa al personal?

• Circular.
• El boletín interno de la empresa.
• Boletín mural.
• Folleto especial dando a conocer el programa anual.
• Comunicación verbal.
• Solicitud de participación.
• Publicidad interna que se hará del programa: fotos, reconocimientos, etcétera.
• Acto formal para la entrega de certificados: cena, cóctel, con la familia o no.
• Otros eventos de comunicación.

Conclusión.

Recuerda que cada empresa es única, por lo que esta lista de control debe adaptarse a las necesidades y características específicas de tu organización. Al tener en cuenta todos estos pasos, estarás en el buen camino de desarrollar un programa formativo efectivo que impulse el crecimiento y el desarrollo de tus empleados, y por ende el de tu empresa.