Análisis de los vacíos de planificación

El enfoque de análisis denominado vacíos de planificación se centra en dar respuesta a un cuestionario clave para la eficaz gestión de una empresa:

• ¿A dónde llegaremos si seguimos por el camino que vamos?

• ¿Qué sucederá si no se modifican las estrategias y acciones que estamos implantando en la actualidad?

La mecánica de su aplicación es relativamente sencilla:

Paso 1	Se selecciona el indicador que queremos medir; por ejemplo, ventas, participación de mercado, ratios financieros, etcétera.
Paso 2	Se determina lo que ha sucedido hasta el momento.
Paso 3	Se proyectan esas cifras hasta el fin del período que queremos medir, para obtener lo que se conoce como “proyección de referencia”.
Paso 4	Se determina si la proyección de referencia se corresponde o no con el objetivo.

Un ejemplo en extremo simplificado: para el producto xxx, que tiene un comportamiento regular durante todo el año, el objetivo es vender 2.400 unidades; es decir, 200 unidades mensuales promedio. Al cierre del mes de junio, las ventas acumuladas (enero-junio) han sido de 1.050; es decir, un promedio de 175 unidades mensuales. Dado que el producto no está sujeto a grandes variaciones cíclicas, todo indica que si se mantienen las mismas estrategias y acciones de venta el producto cerrará el año (proyección de referencia) con 2.100 unidades, lo que significa que habrá un vacío entre lo planificado (el objetivo) y lo que muy probablemente se realizará (proyección) de 300 unidades (un 12,5 por ciento por debajo del objetivo).

Este es un enfoque de análisis al que se recurre con frecuencia en muchas empresas.

Pero, lo importante es determinar, una vez que las cifras han indicado la existencia de un vacío o brecha respeto al objetivo, si se trata de un vacío operativo o de un vacío estratégico.

• Los vacíos operativos están relacionados con las acciones que se realizan para convertir la estrategia en realidad; así, en el ejemplo anterior, el vacío respecto al objetivo puede deberse a baja productividad del personal de ventas, manejo inadecuado del precio en el momento de la entrevista de ventas, deficiente aplicación de los procedimientos establecidos, etcétera.

• Los vacíos estratégicos, por el contrario, se refieren a deficiencias en el enfoque estratégico utilizado en el proceso de planificación propiamente dicho; en el ejemplo anterior, los vendedores están manejando los precios de acuerdo con el plan desarrollado, pero el error se encuentra en el planteamiento estratégico que se decidió seguir para el producto.

Dependiendo del tipo de vacío que se esté produciendo, la empresa deberá adoptar las medidas correctoras correspondientes, incluyendo, si es necesario, el replanteamiento total del enfoque estratégico.

En resumen, el análisis de los vacíos de planificación permite responder a preguntas tan fundamentales para el diagnóstico dinámico como son:

• ¿Lo estamos haciendo bien?

• ¿Cuáles son nuestras perspectivas para el futuro a corto plazo?

• ¿Qué desviaciones se están produciendo entre los objetivos y las previsiones?

• En principio, ¿qué caminos debemos tomar para llenar los vacíos y alcanzar los objetivos?

En la matriz modelo hemos trasladado el ejemplo anterior (simplificado, insistimos) a la misma.

Matriz-modelo

VACÍOS DE PLANIFICACIÓN

PRODUCTO	XXX
	Objetivo	Realizado	Proyectado
Enero	200	175
Febrero	200	175
Marzo	200	175
Abril	200	175
Mayo	200	175
Junio	200	175
ACUMULADO	1.200	1.050
Julio	200		175
Agosto	200		175
Septiembre	200		175
Octubre	200		175
Noviembre	200		175
Diciembre	200		175
ACUMULADO	1.200		175
TOTALES	2.400	1.050	1.050
Proyección de referencia			2.100
Diferencia respecto al objetivo			– 300
Desviación proyectada			-12,5%