Organizar un evento diferente y que proporcione una experiencia memorable implica plantear y desarrollar una serie de fases que serán fundamentales para el éxito de cualquier congreso.
Como norma general distinguimos tres fases en las que se incluyen las siguientes subfases:
- Fase Pre- evento: en donde incluimos la conceptualización, diseño y planificación del congreso.
- Fase de ejecución: en la que se desarrolla el evento los días establecidos.
- Fase de Post – evento: en la que procederemos al cierre del congreso, se analizan los resultados obtenidos y se deja constancia del mismo.
FASES PARA ORGANIZAR UN EVENTO
1-. Conceptualización:
En esta fase estableceremos las ideas base que serán claves para estructurar el evento, los pilares sobre los cuales se sustentará la idea del mismo. El objetivo es que todo lo que ocurre a posteriori sea coherente.
Deberemos tener en cuenta cuestiones claves como:
- Definición del reto que se desea poner en marcha.
- Propuesta de valor que se plantea.
- Objetivos que se esperan obtener.
- Recogida y análisis de información previa relacionada con el proyecto
- Público al que va a ir destinada la acción: perfiles y necesidades.
- Elementos diferenciales para transmitir.
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2-. Diseño
Una vez definido lo anterior pasaremos a la fase de diseño en la que bajaremos al terreno las cuestiones anteriores y construiremos todo el congreso con objeto de que cada ¿Qué? tenga su ¿Por qué? y su ¿Para qué?
Es esencial que el congreso fluya de la forma correcta y que el ritmo sea el adecuado. Para ello, es vital que las diferentes actuaciones (ponencias e intervenciones, mesas de debate, cafés…) estén compensadas y equilibradas para lograr mantener la atención y el entusiasmo de los asistentes.
Uno de los aspectos básicos es definir el presupuesto con el que contamos para el desarrollo del congreso y en función de ello ir planificando las diferentes acciones. Para ello será clave, valorar posibles patrocinadores y si el acceso es gratuito o de pago.
Algunos aspectos que desarrollar serán los siguientes:
- Construir una marca para el evento o adaptar una ya existente.
- Definir la temática del congreso y el hilo conductor que le dará sentido y aglutinará las diferentes actuaciones.
- Establecer la fecha y el lugar de celebración.
- Programa provisional del evento.
- Crea una página web de referencia del congreso en la que se publique toda la información relevante.
- Valorar posibles ponentes que se adapten a la temática del mismo y a los posibles asistentes.
- Elegir al conductor del acto será clave para su éxito
- Necesidades de personal para el correcto funcionamiento del congreso. La elección de un buen equipo de trabajo es vital para alcanzar los objetivos planteados.
- Necesidades técnicas
- Herramientas de participación, espacios para el networking y la creación de redes.
- Grabación y emisión en directo
- Gestión de accesos: plataforma online o entrada manual.
- Actividades complementarias: cenas de gala, visitas turísticas, actividades outdoor…
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3-. Planificación
Definidas las cuestiones anteriores, será fundamental establecer un cronograma de actuación:
- Un plan de comunicación del evento que dé a conocer el acto y sus peculiaridades. En él se incluirán las diferentes acciones a desarrollar y los tiempos: presentación del evento, notas de prensa, listas de envío de correos electrónicos, presentación de eventos, videos de presentación, contenidos en redes sociales…
- Un plan de captación de patrocinios que incluya las diferentes opciones y las ventajas de participar en el congreso.
- Escaleta del congreso en el que se especifique con detalle todo lo que va a ocurrir en el mismo.
- Cuestiones referentes al protocolo y la recepción de asistentes especiales.
- Establece métricas e indicadores
- Pruebas y ensayos previos
4-. Desarrollo
Llegado el día del evento es fundamental que las personas que forman parte de su desarrollo tengan claras las funciones a llevar a cabo, especificadas en la escaleta. Es bueno tener siempre un plan B en caso de que haya alguna sorpresa.
Recuerda siempre que la diferencia está en los pequeños detalles y que el reto es construir eventos corporativos que proporcionen experiencias positivas memorables y dignas de ser contadas.
Asegúrate de que todo marcha en función de lo previsto e incita a los asistentes a participar tanto en directo como redes sociales.
5-. Cierre
Una vez finalizado el congreso es hora de hacer balance y valorar si hemos alcanzado los objetivos planteados.
- Envía un agradecimiento a todos los asistentes y a los ponentes.
- Haz que los participantes cumplimenten una sencilla encuesta de satisfacción.
- Redacta y publica las conclusiones del evento.
- Publica el vídeo resumen y las diferentes ponencias, recuerda tener los permisos de los ponentes para poder colgarlas en cualquier plataforma de videos: youtube, vimeo…
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