El desarrollo de las tecnologías de la información ha mejorado de una manera asombrosa las comunicaciones y la obtención e intercambio de información se acelera cada día más. Más, a pesar de ello, sigue existiendo un acelerado crecimiento de las necesidades de información. La realidad es que mientras más avanza el tiempo, mayor es la necesidad de información en las empresas (sin excepción).
Pero, la experiencia indica que no siempre la cantidad de información soluciona los problemas (por el contrario, muchas veces los puede complicar ulteriormente). Aparte de la cantidad justa, lo importante es que la información disponible en la empresa sea de calidad. ¿Cuáles son las características de una información de calidad? Veamos.
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1 |
Exactitud |
Se refiere a la ausencia de errores tanto de cálculo como de transmisión. |
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2 |
Precisión |
Se refiere a la ausencia de dispersión y a la no existencia de sesgos en esta. |
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3 |
Estructura o forma |
La información debe poseer una estructura determinada; esta estructura puede realizarse tomando en cuenta su cuantificación y su calificación (información cuantitativa o información cualitativa), puede hacerse tomando en cuenta el medio de difusión (oral, escrita o en pantalla) o por su nivel de agregación (detallada o resumida). |
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4 |
Frecuencia |
Se refiere a la periodicidad con la que se produce, se compila o se demanda la información. |
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5 |
Extensión o alcance |
Se refiere a la amplitud del área de interés: acontecimientos, lugares, personas y cosas. |
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6 |
Origen |
Hace referencia a la fuente que la produce, la que la compila o la fuente que la hace disponible al usuario. |
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7 |
Temporalidad |
La información debe estar referida a un momento en el tiempo. Puede estar referida al pasado (historia), al presente o al futuro (proyecciones). |
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8 |
Relevancia |
La información debe servir al usuario en la resolución de sus problemas o ayudarlo en la toma de sus decisiones; la relevancia se aplica a situaciones particulares y referida al momento actual, el presente. |
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9 |
Completa |
Suministra al usuario todo lo que debe saber referente a una situación o fenómeno en particular. |
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10 |
Oportunidad |
Se refiere a que esté disponible en el momento en que se necesita; |
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11 |
Actualidad |
Se refiere al tiempo que transcurre desde que se produjo el hecho hasta el momento en que se sitúa la información a disposición del usuario. |
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12 |
Significado |
La información que se pone a disposición del usuario debe tener el máximo contenido semántico posible. |
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13 |
Coherencia |
Debe tener relación, consistencia tanto internamente como con el mundo real. |
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14 |
Seguridad |
La información debe estar protegida de deterioro en los dispositivos de almacenamiento; también debe estar protegida frente al acceso de usuarios no autorizados. |
Con estas características, usted puede evaluar cada pieza o conjunto de informaciones que estén utilizando en su empresa. De la calidad de las mismas depende la corrección de las decisiones que se tomen en la organización. Un posible modelo para esa evaluación es el siguiente:
| Suficiente | Insuficiente | ||
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1 |
Exactitud |
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2 |
Precisión |
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3 |
Estructura o forma |
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4 |
Frecuencia |
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5 |
Extensión o alcance |
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6 |
Origen |
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7 |
Temporalidad |
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8 |
Relevancia |
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9 |
Completa |
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10 |
Oportunidad |
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11 |
Actualidad |
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12 |
Significado |
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13 |
Coherencia |
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14 |
Seguridad |
Dependiendo de la complejidad del sistema de información de su empresa o de las piezas de información que deba evaluar, usted puede modificar, ampliar, refinar el modelo anterior.
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