Sin lugar a dudas, el presupuesto constituye uno de los instrumentos clave para el control de la gestión de cualquier empresa, grande o pequeña que sea. Como es sabido, existen muchas formas de elaborar el presupuesto de una empresa y existen técnicas altamente refinadas para guiar el proceso. No vamos a entrar en el análisis de esas técnicas y, mucho menos, es nuestro propósito dar un veredicto sobre cuál es la mejor de ellas.
Sí vamos a centrarnos en una serie de preguntas clave que deben plantearse los responsables de la empresa tanto durante el proceso de elaboración del presupuesto como cuando deba procederse a su aprobación e implantación. Esas preguntas, al margen del método de elaboración utilizado, le permitirán a los niveles de responsabilidad cerciorarse de la validez y utilidad del propio presupuesto.
Si alguna o varias de las preguntas contenidas en este cuestionario no pueden ser contestadas correctamente o se tienen muchas dudas al respecto, quiere decir que existen vacíos que pueden llegar a ser muy peligrosos e, incluso, invalidar por completo el presupuesto de la empresa, convirtiéndolo, pues, en un instrumento inútil. Veamos las preguntas.
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Sí |
Parcialmente |
No |
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1 |
¿Se han tenido en cuenta, de forma correcta, todos los aspectos relacionados con el entorno que podrían afectar la empresa: economía, sector oficial, competidores, mercado, etcétera? |
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2 |
¿Se han identificado cuáles son las tendencias de todos los factores que podrían incidir en los ingresos, gastos y costes de la empresa: coste de las materias primas, energía, inflación, devaluación de la moneda, etcétera? |
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3 |
¿Se han establecido, con claridad, y en términos financieros, los objetivos que se pretenden alcanzar? ¿Son suficientemente explícitos? |
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4 |
En los casos en que han surgido alternativas de gastos y costes para lograr los mismos objetivos, ¿se está suficientemente seguros de que se eligieron las alternativas más convenientes desde el punto de vista de la relación costes-resultados? |
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5 |
El presupuesto, ¿es coherente con los objetivos y estrategias que se piensan seguir en la empresa? | |||
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6 |
El presupuesto, ¿responde a la realidad de la empresa y su entorno de negocios? |
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7 |
¿Dispone en realidad la empresa de la capacidad financiera y los recursos humanos, físicos, tecnológicos, etcétera, necesarios para cumplir las metas establecidas en el presupuesto? |
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8 |
¿Se han considerado todos los riesgos posibles que podría implicar la implantación del presupuesto? (Por ejemplo, insuficiente capital de trabajo, exceso de gastos en proyectos no 100% seguros, incremento del punto muerto o punto de equilibrio, y similares.) |
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9 |
El método de elaboración del presupuesto, ¿es simple, está exento de complejidades innecesarias, se comprende con facilidad, lo comprenden y asimilan los dueños y directivos de la empresa? |
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10 |
La forma de estructurar el presupuesto, ¿permite que sus distintas partes y cuentas se puedan controlar con facilidad o exige que se implanten sistemas de realimentación complicados y costosos sin cuya existencia sería imposible todo control? |
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11 |
La información histórica que se utilizó para elaborar el presupuesto, ¿es fiable, completa, suficientemente minuciosa? |
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12 |
Los pronósticos y previsiones, ¿son sensatos, alcanzables, prácticos, exentos de “sueños y anhelos no comprobados”? |
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13 |
El nivel de detalle utilizado en las cuentas del presupuesto, ¿responde a la realidad y necesidades de la empresa, carece de complejidades o de cuentas demasiado generales? |
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14 |
¿Se han contemplado todos los posibles conceptos de ingresos y gastos? |
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15 |
¿Se han contemplado todas las actividades de la empresa, hasta las menos importantes? |
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16 |
¿Se ha tomado en consideración, de manera especial, la incidencia que podrían tener en el presupuesto las tasas de inflación y devaluación previstas? |
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17 |
¿Se pueden identificar con facilidades las variables clave? (1) |
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18 |
Las proyecciones de ingresos y egresos, ¿están basadas en un análisis razonable que incluye aspectos como tendencias del mercado, tendencias de los costes, potencialidad real de la red de ventas, estacionalidad del sector de negocios y similares? |
(1) Las variables clave son:
a) Las que pueden variar de forma inesperada;
b) las que, si cambian, pueden afectar de forma importante los resultados; y
c) las que, usualmente, escapan al sistema contable normal.
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