Qué es la gestión del tiempo
El tiempo es un ente que no sólo rige las actividades del hombre sino que influye directamente en su ser mismo, pues todo lo que experimenta en su vida sucede en el transcurrir de esta abstracción. De hecho, no hay nada en el mundo conocido que no experimente los cambios que el tiempo trae consigo.
“El tiempo pertenece a aquel que sabe cómo utilizarlo» – Leonardo Da Vinci
Se trata de un elemento limitado y escaso. Irrepetible, fluye en un solo sentido y no se puede parar. No puede alargarse, ni lograrse cantidades extra, ni comprarlo, ni almacenarlo.
Realmente hablamos de un bien de un valor inestimable que en muchas ocasiones no somos capaces de gestionar adecuadamente. Cómo decía una famosa marca de coches que ocurriría si todos los días le otorgarán 1440 € que debiera gastar antes de finalizar la jornada. Pues con el tiempo ocurre lo mismo, cada día nos otorgan 1440minutos que debemos administrar y que desaparecerán cuando lleguen las 12:00 horas.
Por lo tanto, tú eres el guardián de tu tiempo y el máximo responsable de su escasez. Si antes era fundamental medir el tiempo, como han ido haciendo las distintas culturas a lo largo de la historia, en la actualidad es todavía más importante optimizarlo y gestionarlo adecuadamente.
Cómo aprender a gestionar el tiempo
Para optimizar nuestro tiempo al máximo conviene tener en cuenta una serie de factores que se detallan a continuación:
IMPORTANCIA.
Otorgarle a nuestro tiempo el valor que se merece y ser conscientes de su limitación.
ANALIZAR.
El empleo actual que hacemos de nuestro tiempo y eliminar aquellas actividades que no aportan valor añadido. Tratando de corregir aquellos hábitos negativos que más daño nos originan como pueden ser: el desorden, la falta de organización, tratar de abarcar demasiada tarea, admitir interrupciones, escasa delegación…
OBJETIVOS.
Marcar unos objetivos claramente definidos que nos permitan establecer prioridades.
PRIORIDADES.
En ningún caso debe confundirse la urgencia con la importancia. Son cuestiones que no tienen el mismo valor jerárquico. Un asunto es importante cuando afecta a los objetivos prioritarios establecidos. Por el contrario, un asunto es urgente cuando se considera que no puede esperar y hay que realizarlo de forma inmediata.
PLANIFICACIÓN y PROGRAMACIÓN.
Planificar el tiempo es decir qué se ha de hacer, mientras que programar el tiempo es decir cuándo se ha de hacer. Conviene tener un programa por escrito antes de comenzar nuestra jornada de trabajo, asignando a cada actividad un tiempo razonable y tratando de agrupar acciones relacionadas entre si.
Teniendo la precaución de reservar una parte de nuestro tiempo para asuntos no previstos y para reflexionar.
DELEGAR o EXTERNALIZAR.
Es importante delegar determinados trabajos en nuestros colaboradores o externalizarlos en otras empresas. Centrándonos en lo realmente importante para alcanzar los objetivos del negocio.
INTERRUPCIONES.
Los denominados ladrones de tiempo. Hablamos de actividades que reducen el tiempo productivo. Las interrupciones, el desorden, las visitas inesperadas, la desorganización, la información inadecuada, imprecisa o demorada, los viajes… Son las más frecuentes.
TECNOLOGÍA.
Nuevos productos tecnológicos pueden ayudarnos a la hora de gestionar mejor nuestro tiempo, como las agendas electrónicas o determinados programas informáticos.
