¿Qué es la Dirección de Proyectos?
La dirección de proyectos implica diseñar, planificar y gestionar los diferentes recursos y tareas que lo componen con objeto de alcanzar unos objetivos determinados en función del alcance del proyecto, los tiempos y el presupuesto disponible, lo que se denomina la triple restricción para obtener los requisitos del proyecto.
En función de la definición del Project Management Body of Knowledge, “un proyecto es un trabajo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Dirigir un proyecto implica:
- Determinar los requisitos previos del mismo.
- Establecer objetivos cuantitativos
- Equilibrar cuestiones clave como el alcance, el tiempo y los costes.
- Adecuar la marcha del proyecto a las incidencias que puedan ir surgiendo.
- Monitorizar y establecer indicadores para ver si vamos por el buen camino.
Beneficios de una gestión eficaz en los proyectos
- Ayuda a tener más control sobre el proyecto y así actuar de forma más rápida y eficaz ante cualquier inconveniente. Es decir, reaccionar de forma más optima a los riesgos.
- Se consigue aprovechar mejor los recursos disponibles.
- Alcanzar los objetivos establecidos.
- Llevar a cabo una correcta organización y seguimiento de los pasos para la entrega del producto/servicio.
- Hacer una correcta gestión del alcance, la calidad, el tiempo y el presupuesto del proyecto.
- Equilibrar las funciones de cada uno de los componentes del proyecto, estableciendo así roles claro y fomentando la eficiencia de cada uno de ellos.
- Cumplir con las expectativas de los consumidores.
- Hacer una correcta gestión del alcance, la calidad, el tiempo y el presupuesto del proyecto.
Los objetivos dentro de un proyecto y su importancia
Estos objetivos los podemos dividir en dos:
Objetivos generales
Se trata de unos objetivos a largos plazo, aquellos que buscamos cuando finalice una determinada etapa o proyecto.
Objetivos específicos
Se trata de los objetivos a corto plazo, mucho más concretos. Fijan pequeñas metas que componen y son necesarias para alcanzar los objetivos generales.
EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Establece la secuencia de etapas desde el inicio a la conclusión del proyecto. A la hora de desarrollar un proyecto distinguiremos las siguientes fases:
FASE 1: ANÁLISIS Y DISEÑO DEL PROYECTO
Se trata de la fase inicial en la que definimos las cuestiones clave de este. El resultado o producto final que buscamos, los objetivos y especificaciones, su viabilidad y posibles incidencias, la persona que lo dirigirá y coordinará.
FASE 2: PLANIFICACIÓN
Una vez establecidos los planteamientos iniciales tendremos que definir los objetivos, las distintas tareas a desarrollar, su duración y los costes en los que vamos a incurrir en función, generalmente, de un presupuesto determinado.
FASE 3: DESARROLLO
En esta fase son críticas las personas del equipo que llevarán a cabo el proyecto. Estableceremos un plan de acción que estipule las tareas a desarrollar y el responsable de ejecutarlas.
FASE 4: GESTIÓN DE INDICADORES
Tendremos que monitorizar de forma continuada la evolución del proyecto con objeto detectar incidencias y valorar si caminamos en la dirección adecuada, para tomar las medidas correctoras que sean pertinentes. Para ello será fundamental controlar la evolución del alcance del proyecto, los estándares de calidad, la gestión de tiempos y costes o los riesgos en los que podemos incurrir.
FASE 5: CIERRE DEL PROYECTO
En esta fase documentaremos y extraeremos conclusiones del desarrollo del proyecto y de los resultados obtenidos, con objeto de poder utilizarla en retos posteriores.
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